目前,世界经济形势复杂,强劲持续复苏并不可能,中国也需对经济的长期疲软做好准备,而中国的中小企业面临的经营环境当然也不容乐观。因此,中小企业在经营中更要防范风险,否则,带来的可能是灭顶之灾。在中小企业的经营实践中,很多行为都会引发法律风险,所以,企业要想长远经营,应当防范法律风险。法律风险是指在法律实施过程中,行为人的违法行为可能引发的刑事责任、行政责任、民事责任。在特定条件下,一些灰色行为和合法行为同样也能引发法律风险。比如,在买卖合同中,对质量、验收等一些条款的约定不明确,这些合法条款同样导致了法律风险。一般情况下,中小企业经营中的常见的法律风险可以归纳为三类:一是用工风险;二是商业秘密风险;三是合同风险。
一、用工风险
1、用人单位以口头或其它形式约定试用期而未签订劳动合同的法律风险。该做法是违反法律规定的,在发生劳动争议时往往会处于被动地位而导致败诉。
劳动部在《关于贯彻执行<中华人民共和国劳动法>若干问题的意见》第十八条规定,劳动者被用人单位录用后,双方可以在劳动合同中约定试用期,试用期应包括在劳动合同期限内。《劳动合同法》第十九条第四款规定:试用期包含在劳动合同期限内。根据该规定,我们可以知道试用期存在的前提是劳资双方签订了劳动合同,试用期存在于劳动合同期限中,双方没有订立劳动合同,试用期当然不可能存在。防范该法律风险的最低成本途径是起草并签署合法的劳动合同。
2、试用期内不为员工缴纳社会保险费的法律风险。这是实践中很多用人单位的习惯性做法,如果在试用期出现工伤、重大疾病等想不到的情况因没有购买工伤保险和医疗保险,由企业承担责任,小型企业将面临难以承担、破产关闭的可能。
防范措施是对营销人员流动性大的职位可以签署代理合同和承揽合同,对一些相对稳定的职位快速考核,降低工资基数,提高各种考核奖金,依法购买社会保险。
3、规章制度程序与实体不合法的法律风险。规章制度是用人单位的内部“法律”,贯穿于用人单位的整个用工过程,是用人单位行使管理权、合同解除权的重要依据。没有规章制度,公司的管理将会陷于困境。
用人单位依法制定的规章制度,劳动者严重违反的,用人单位可解除劳动合同。而不合法的规章制度,在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定,规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”、“公示”三个条件,才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。按照《劳动合同法》第八十条规定,规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告。给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。根据《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同,用人单位需支付经济补偿金。[page]
综上,防范这种法律风险的措施是在劳动合同法的框架下制作出符合本公司利益的规章制度,对违反劳动合同法的条款要全部进行修订。
4、用人单位未履行入职告知义务的法律风险。《劳动合同法》第八条规定,用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况;用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。
用人单位如实告知是主动义务,即使劳动者不提出要求也得主动告知。实践中用人单位往往会忽视这个主动告知义务,导致发生“欺诈”的败诉风险。防范操作实务中,从举证角度考虑,用人单位应当以书面形式告知劳动者,并保留相关证据,告知条款可在入职登记表中或劳动合同中进行设计。
二、商业秘密风险。
商业秘密,是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益,具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
商业秘密关乎企业的竞争力,对企业的发展至关重要,有的甚至直接影响到企业的生存。每个企业都有自己的商业秘密。目前的状况是我们自己对自己企业商业秘密的漠视,对于员工跳槽带走客户资料束手无策,对自己先进的营销模式到处宣扬,很大程度上自食苦果。商业秘密纠纷进入诉讼阶段原告的举证特别困难,调查成本太高。
1、在企业起步阶段,企业可以通过签订保密协议,竞业限制,在劳动合同中专门设置保密条款或保密附件,同时对员工进行商业秘密教育的法律宣传,增强员工尤其是管理人员的保密意识,明确告诉员工侵犯公司的商业秘密是违法行为,情节严重的或导致犯罪。做好配套的奖励与处罚制度。
2、在企业发展到稳定的规模,经济相对宽裕,开始建立健全商业秘密保护制度,在员工招聘时签署保密协议、应聘人员商业秘密调查表,不侵犯他人知识产权保证书,就职和岗位调动时签署岗位保密协议,离职保密承诺书、岗位宣誓书,离职的时候签署离职员工调查表,离职员工资料清退单,离职保密协议。建立基本的商业秘密监督、使用制度,制作商业秘密确认登记表、商业秘密使用申请表、商业秘密使用登记表、商业秘密密级变更申请表、商业秘密解密申请表、商业秘密保护建议书、商业秘密文件交流的保密声明、对他人商业秘密的保密声明。
3、在企业成长期后,全面步入正轨,内部管理、运营已经规范,大量的技术信息产生,竞争对手会刺探企业的信息和商业秘密,这时需要对一些核心的技术和核心的资料信息要重点保护,确保自身的商业秘密安全,这时需要企业建立专门的商业秘密管理部门,由专门的管理机构来梳理庞杂的信息并建立完善的保密制度、如商业秘密管理办法或者商业秘密管理规章、和劳动合同法配套的文件,在开发新项目时,建立项目开发保密制度,在对外交流时要落实对外交流保密制度,对企业合同要进行加密。对商业秘密相关的报废文件记得全面粉碎。[page]
4、在企业发展的任何阶段,计算机里的商业秘密文件加密和保密制度要贯穿在企业商业秘密保护的全部过程,要掌握计算机文件粉碎、文件加密技术,计算机密码进入、计算机设置定时锁定,文件名伪装,安装专业的历史记录程序,计算机与网络设备交外部人员修理时,存储设备拆卸,还有在必要时拆除刻录设备和接口,防止文件泄露。
三、合同风险
企业合同法律风险主要体现在应收账款的法律风险上。企业应收账款是企业因对外销售等而向相对单位应当收取的款项。中小企业的利润很低,当坏账超过25%时,已经危及到企业的生死存亡。
企业应收账款法律风险的规避先要从客户评估开始,在和客户签约前要对客户进行财务状况与信誉资料调查,对客户的信用做评价,控制应收账款规模。把收款责任落实到签约人员,并对其以收款进行绩效考核,完善合同的约定,尤其注意的是主体适格,和纠纷处理方式和管辖的约定,欠账出现后要用律师函催收,确定是坏账时马上起诉,方便的时候要做好财产保全。
总之,中小企业法律避险是企业管理的一部分,中小企业应当把企业战略、公共关系、人力资源、市场营销,品牌建设全面跟上,全面联动,综合实施,才能起到良好的作用。